[ Glosario ]
El vocabulario del soporte, definido sin rodeos
57 términos que aparecen a diario en cualquier equipo de soporte y que casi nadie se para a definir. Cada uno con su definición, con qué se confunde y por qué importa cuando lo que vendes es software.
14 términos
Conceptos de soporte
El vocabulario de andar por casa de cualquier equipo de soporte: lo que hay detrás de las palabras que se usan a diario sin definirlas nunca.
Ticket
Un ticket es el registro de una consulta de un cliente dentro de una herramienta de soporte. Agrupa todos los mensajes de esa conversación bajo un identificador y le añade lo que hace falta para gestionarla: estado, responsable, prioridad, etiquetas y el histórico de lo que ha pasado.
SLA — Acuerdo de nivel de servicio
Un acuerdo de nivel de servicio es el compromiso escrito de atender dentro de unos plazos determinados. Fija tiempos máximos —normalmente de primera respuesta y de resolución—, define en qué horario cuentan y suele establecer qué pasa si no se cumplen.
Escalado
El escalado es el traspaso de una conversación a alguien con más conocimiento o más permisos para resolverla. Puede ir de un nivel de soporte a otro, de un agente automático a una persona, o de soporte a ingeniería, y en todos los casos implica que quien recibe no ha visto el caso hasta ese momento.
Base de conocimiento
Una base de conocimiento es el conjunto organizado de artículos que documentan cómo funciona un producto y cómo resolver lo que se pregunta con frecuencia. Sirve a dos públicos a la vez: a los clientes, que buscan la respuesta ellos mismos, y al equipo, que la usa como fuente para responder.
Centro de ayuda
Un centro de ayuda es el sitio público donde una empresa publica su documentación de soporte para que los clientes la consulten por su cuenta. Combina los artículos con un buscador, una navegación por categorías y, normalmente, la vía para contactar cuando la respuesta no está.
Autoservicio
El autoservicio es todo lo que permite a un cliente resolver su necesidad sin hablar con nadie: buscar en la documentación, consultar el estado de algo en su panel, cambiar un ajuste o descargar una factura. Es la forma más barata de soporte y, cuando funciona, también la que el cliente prefiere.
Omnicanal
Omnicanal describe una atención en la que el cliente puede escribir por el canal que prefiera —chat, correo, WhatsApp, teléfono— y la conversación se mantiene como una sola: el histórico viaja con él y no tiene que repetir nada al cambiar de canal.
Macro
Una macro es una respuesta guardada que se inserta en una conversación con un clic, normalmente con campos que se rellenan solos —el nombre del cliente, el número de pedido—. Sirve para no reescribir desde cero lo que ya se ha contestado muchas veces.
Bandeja compartida
Una bandeja compartida es un buzón al que accede todo el equipo y en el que cada conversación tiene un responsable asignado, un estado y un histórico visible para todos. Sustituye al reenvío de correos entre compañeros y a la dirección genérica que gestiona una sola persona.
Cola de soporte
Una cola es un conjunto de conversaciones que espera a ser atendido por un grupo concreto de personas. Separar la bandeja en varias colas —por canal, por idioma, por producto o por tipo de cliente— es la forma habitual de repartir el trabajo cuando una sola lista deja de funcionar.
Enrutado
El enrutado es el conjunto de reglas que decide a qué cola o a qué persona va cada conversación que entra: por idioma detectado, por plan del cliente, por palabras del mensaje o por carga de trabajo del equipo. Sustituye a que alguien reparta a mano.
Primera línea
La primera línea es quien recibe las conversaciones antes que nadie: resuelve lo que está documentado, recoge la información que falta y pasa a otro nivel lo que no puede cerrar. Es el filtro que decide qué llega al resto del equipo y en qué estado.
Desbordamiento
El desbordamiento es lo que pasa cuando entran más conversaciones de las que el equipo puede atender en su plazo habitual. No es un fallo puntual: es un estado, y suele durar días, porque lo que no se atiende hoy se acumula sobre lo de mañana.
Satisfacción por agente
La satisfacción por agente es el CSAT desglosado por la persona que atendió cada conversación. Se usa para ver quién necesita apoyo y qué está funcionando, y es una de las métricas que más daño hace cuando se usa para otra cosa.
9 términos
Métricas
Lo que se mide y lo que significa cada número. Casi todas estas métricas se pueden calcular mal de una forma concreta, y aquí está explicado cuál.
FRT — Tiempo de primera respuesta
El tiempo de primera respuesta es lo que transcurre desde que un cliente envía su consulta hasta que recibe la primera contestación de una persona. Mide la espera inicial, no la resolución, y es la métrica que más pesa en la percepción de si un soporte es bueno o no.
Tiempo de resolución
El tiempo de resolución es lo que transcurre desde que entra una consulta hasta que queda resuelta y cerrada. A diferencia del tiempo de primera respuesta, mide el proceso completo, incluidas las esperas por el cliente y los escalados a otros equipos.
CSAT — Satisfacción del cliente
El CSAT es la métrica que mide cómo de satisfecho ha quedado un cliente con una interacción concreta. Se pregunta justo después de resolver —normalmente con una escala de una a cinco o con un pulgar arriba y abajo— y se expresa como el porcentaje de respuestas positivas sobre el total de respuestas.
NPS — Net Promoter Score
El NPS mide la disposición de un cliente a recomendar una empresa. Se pregunta con una escala de cero a diez y se calcula restando el porcentaje de detractores —de cero a seis— al de promotores —nueve y diez—. El resultado va de −100 a 100, y los que puntúan siete y ocho no cuentan.
CES — Esfuerzo del cliente
El CES mide cuánto esfuerzo le ha costado al cliente resolver su problema. Se pregunta con una afirmación del tipo «la empresa me lo puso fácil» y una escala de acuerdo, y parte de una idea concreta: reducir la fricción retiene más que intentar deleitar.
FCR — Resolución en primer contacto
La resolución en primer contacto es el porcentaje de consultas que quedan resueltas en la primera interacción, sin que el cliente tenga que volver a escribir ni la conversación pase por otra persona. Es la métrica que mejor resume si el equipo tiene a mano lo que necesita para responder.
Tasa de desvío
La tasa de desvío es el porcentaje de consultas que se resuelven sin que intervenga una persona, ya sea porque el cliente encontró la respuesta por su cuenta o porque la cerró un agente automático. Es la métrica con la que se justifica cualquier inversión en autoservicio o en IA.
AHT — Tiempo medio de gestión
El tiempo medio de gestión es el tiempo que un agente dedica activamente a una consulta: leerla, buscar el contexto, responderla y registrar lo que haya que registrar. No incluye las esperas, y por eso es la métrica que mejor aproxima el coste en horas de un volumen de soporte.
Backlog de tickets
El backlog es el conjunto de consultas abiertas y todavía sin resolver en un momento dado. Más que su tamaño, lo que se vigila es su tendencia: si entran más consultas de las que se cierran, el backlog crece, y crece de forma acumulativa aunque la diferencia diaria sea pequeña.
6 términos
Éxito de cliente
El vocabulario de quien se ocupa de que un cliente renueve: lo que se mira, cuándo se mira y qué se hace con ello.
TTV — Tiempo hasta el primer valor
El tiempo que pasa desde que un cliente contrata hasta que obtiene con el producto algo que le importa de verdad. No es el tiempo de instalación ni el de la primera sesión: es cuando el producto le ha resuelto por primera vez el problema por el que pagó.
Health score
Un health score es una puntuación que resume, en un número, la probabilidad de que una cuenta siga siendo cliente. Combina señales de uso, de adopción y de relación —cuánta gente entra, qué funciones usa, cuántos tickets abre, cómo responde— en algo que se puede ordenar de mayor a menor.
NRR — Retención neta de ingresos
La retención neta de ingresos mide cuánto factura hoy un grupo de clientes frente a lo que facturaba hace un año, contando lo que se ha perdido por bajas y reducciones y lo que se ha ganado por ampliaciones de esos mismos clientes. Excluye a los clientes nuevos: mide lo que hace la base existente.
Expansión
La expansión es el aumento de lo que paga un cliente que ya lo era: más asientos, más volumen, un plan superior o un módulo nuevo. Es la fuente de crecimiento más barata que tiene un SaaS, porque no hay que convencer a nadie de que confíe por primera vez.
QBR — Revisión trimestral de negocio
Una QBR es una reunión periódica entre proveedor y cliente para revisar qué se ha conseguido con el producto, qué no, y qué se va a hacer los meses siguientes. Se apoya en datos de uso y resultados, no en una presentación de novedades.
Playbook de retención
Un playbook de retención es el conjunto de acciones escritas que se disparan ante una señal concreta de una cuenta: qué se hace cuando el uso cae dos semanas seguidas, cuando el patrocinador deja de responder o cuando se acerca una renovación. Convierte en proceso lo que si no depende de quién esté ese día.
13 términos
IA aplicada al soporte
Los términos que aparecen en cualquier demostración de soporte con IA, explicados sin dar por hecho que ya sabes lo que significan.
Agente de IA
Un agente de IA es un sistema que, además de generar texto, consulta datos y ejecuta acciones para completar una tarea. En soporte significa que antes de responder mira cómo está la cuenta de verdad del cliente, y que cuando la respuesta implica hacer algo, lo hace en vez de explicar cómo se hace.
Chatbot
Un chatbot es un programa que mantiene una conversación por escrito con un usuario. En soporte, los actuales indexan la documentación de la empresa y responden con lo que encuentran en ella; los anteriores seguían árboles de decisión escritos a mano.
RAG — Generación aumentada por recuperación
La generación aumentada por recuperación, o RAG, es la técnica de buscar información relevante en una fuente propia y pasársela al modelo de lenguaje para que redacte la respuesta con ella. El modelo no memoriza el contenido: lo consulta en el momento de responder.
LLM — Modelo de lenguaje
Un modelo de lenguaje es un sistema entrenado con enormes cantidades de texto que, dado un fragmento, predice cómo continúa. De esa capacidad tan simple salen la redacción, el resumen, la traducción y la conversación: todas son formas de continuar un texto de manera plausible.
Embedding
Un embedding es la representación de un texto como una lista de números que codifica su significado. Dos textos que quieren decir lo mismo con palabras distintas producen listas parecidas, y esa cercanía numérica es lo que permite buscar por significado en vez de por coincidencia exacta.
Alucinación
Una alucinación es una respuesta de un modelo de lenguaje que suena correcta y no lo es: un dato inventado, una función que no existe, una cifra plausible que nadie ha comprobado. No es un fallo del sistema, es consecuencia directa de cómo funciona un modelo, que produce la continuación más probable y no la verificada.
Llamada a herramientas
La llamada a herramientas es el mecanismo por el que un modelo de lenguaje puede ejecutar funciones definidas por ti en vez de limitarse a escribir. Se le describen las herramientas disponibles, el modelo decide cuál usar y con qué parámetros, y recibe el resultado para incorporarlo a su respuesta.
MCP — Model Context Protocol
El Model Context Protocol es un estándar abierto para conectar sistemas de IA con fuentes de datos y herramientas externas. Define una forma común de exponer qué se puede consultar y qué se puede ejecutar, de modo que la misma conexión sirva para distintos asistentes en vez de escribir una integración a medida por cada uno.
Ventana de contexto
La ventana de contexto es todo lo que un modelo de lenguaje puede tener delante a la vez para producir una respuesta: la instrucción del sistema, el histórico de la conversación, los fragmentos recuperados de la documentación y los datos consultados. Se mide en tokens y tiene un tope.
Prompt de sistema
El prompt de sistema son las instrucciones fijas que recibe un modelo antes de cada conversación: quién es, qué puede y qué no puede hacer, con qué tono responde y qué hacer cuando no sabe algo. No lo ve el usuario y se manda en todas las peticiones.
Guardarraíles
Los guardarraíles son las restricciones que impiden a un sistema de IA hacer o decir determinadas cosas: de qué fuentes puede sacar los datos, qué acciones puede ejecutar, qué temas no toca y qué requiere confirmación de una persona. Se aplican fuera del modelo, no confiando en que obedezca.
Evals — Evaluación
Una evaluación es un conjunto de casos de prueba con los que se comprueba, de forma repetible, si un sistema de IA responde como debe. Cada caso lleva una entrada y un criterio de acierto, y se vuelven a pasar todos cada vez que cambia algo: el prompt, el modelo o la documentación.
Latencia
La latencia es lo que tarda un sistema de IA en devolver una respuesta desde que recibe la pregunta. Incluye la búsqueda de información, las consultas a otros sistemas y la generación del texto, y se percibe entera aunque el modelo solo sea una parte.
5 términos
Roles y equipos
Quién hace qué en un equipo de soporte, y por qué los nombres de los puestos se solapan tanto entre empresas.
CSM — Customer Success Manager
Un Customer Success Manager (CSM) es la persona responsable de que un cliente consiga con el producto el resultado que buscaba al contratarlo. Trabaja de forma proactiva sobre una cartera de cuentas, se ocupa de la adopción, la retención y la expansión, y su éxito se mide en renovaciones, no en tickets cerrados.
Agente de soporte
Un agente de soporte es la persona que atiende las consultas entrantes de los clientes: las lee, busca el contexto que necesita para responderlas, las resuelve o las escala a quien corresponda. Es un puesto reactivo por definición, y su trabajo se mide en tiempos de respuesta, resolución y satisfacción.
Service desk
Un service desk es el punto único de contacto entre una organización y quienes usan sus servicios de tecnología. Además de resolver incidencias, gestiona peticiones de servicio, cambios y accesos, y trabaja con procesos formales: catálogo de servicios, acuerdos de nivel y flujos de aprobación.
Help desk — Mesa de ayuda
Una mesa de ayuda, o help desk, es el equipo y la herramienta que reciben las consultas de los usuarios y las resuelven. Centraliza en un único sitio lo que llega por correo, chat o formulario, convierte cada consulta en un ticket con estado y responsable, y guarda el histórico de lo que se respondió.
Niveles de soporte
Los niveles de soporte son la forma habitual de repartir las consultas según lo que hace falta para resolverlas. El nivel 1 atiende lo conocido y documentado, el nivel 2 lo que exige conocimiento técnico del producto, y el nivel 3 lo que acaba en manos de quien escribió el código.
10 términos
Negocio y startup
Las cifras con las que se decide en una empresa de suscripción, y cómo se tocan con lo que pasa en el soporte.
Churn
El churn es el porcentaje de clientes —o de ingresos— que se pierden en un periodo. Es la métrica que define si un negocio de suscripción crece de verdad: con un churn alto, cada cliente nuevo solo sirve para tapar el hueco que dejó otro.
MRR — Ingresos recurrentes mensuales
El MRR es la suma de los ingresos recurrentes que un negocio de suscripción factura cada mes, normalizando los contratos anuales a su equivalente mensual. Excluye lo que no se repite —implantaciones, consultoría, cobros puntuales— porque su función es medir la base estable.
Onboarding
El onboarding es el proceso que lleva a un cliente desde que contrata hasta que obtiene el primer resultado real con el producto. Incluye la configuración inicial, la carga de datos, la formación del equipo y todo lo que haga falta para que el uso se vuelva rutina.
Volumen de contacto
El volumen de contacto es la cantidad de consultas de soporte que genera un negocio en relación con su tamaño: normalmente tickets por cliente y mes, o por cada cien clientes activos. Es la métrica que dice si el soporte va a escalar con el negocio o va a asfixiarlo.
Runway
El runway son los meses que una empresa puede seguir operando con el dinero que tiene, al ritmo actual de gasto. Se calcula dividiendo la caja disponible entre lo que se quema cada mes, y es la cifra que ordena todas las demás decisiones.
Burn rate — Tasa de quema
La tasa de quema es el dinero neto que una empresa consume cada mes: todo lo que gasta menos todo lo que ingresa. Es el denominador del runway y, en una empresa que factura, es bastante menor que el gasto total.
PMF — Encaje producto-mercado
El encaje producto-mercado es el momento en que un producto resuelve un problema lo bastante bien y para suficiente gente como para que el crecimiento deje de depender de empujar. Se reconoce porque la demanda tira del equipo en vez de al revés.
ICP — Perfil de cliente ideal
El perfil de cliente ideal describe el tipo de empresa a la que el producto le funciona mejor: su tamaño, su sector, cómo trabaja y qué problema tiene. No es a quién le vendes, es a quién deberías venderle si pudieras elegir.
CAC — Coste de adquisición de cliente
El CAC es lo que cuesta conseguir un cliente nuevo: todo el gasto de marketing y ventas de un periodo dividido entre los clientes ganados en ese mismo periodo. Incluye sueldos, herramientas y publicidad, no solo la inversión en anuncios.
LTV — Valor del cliente
El LTV estima cuánto ingresa un cliente a lo largo de toda su relación con la empresa. En un SaaS se aproxima dividiendo el ingreso medio mensual por cliente entre la tasa de bajas mensual: cuanto menos se va la gente, más vale cada cliente.
