Casi todas las listas de «las mejores herramientas para tu startup» tienen el mismo problema: están escritas desde una empresa que ya ha facturado su primer millón. Le recomiendan un CRM con automatismos a alguien que tiene once clientes y una hoja de cálculo que le funciona perfectamente.
Aquí hablamos del primer año, el de antes de contratar a la primera persona. Cada suscripción sale de la misma caja que las nóminas, y cada herramienta nueva es una tarde que no dedicas al producto.
¿Qué herramientas necesita un SaaS en su primer año?
Nueve:
- un repositorio con integración continua;
- un proveedor de infraestructura;
- una plataforma de cobros;
- un servicio de correo transaccional;
- analítica de producto;
- un sitio donde hablar con los clientes;
- documentación pública;
- un gestor de contraseñas;
- contabilidad.
Entre todas cuestan de 100 a 600 € al mes, y la mayor parte se la llevan la infraestructura y la gestoría. Lo que todavía no hace falta: un CRM, automatización de marketing y una plataforma de gestión de proyectos. Y antes de contratar nada, pregúntate qué tarea concreta de esta semana desaparece.
La regla antes de la lista
Una herramienta merece la pena si cumple una de estas tres condiciones:
- Sustituye trabajo que ya haces a mano y que se repite cada semana.
- Hace algo que sin ella no puedes hacer. Que lo haga mejor que tú no basta.
- Te la exige alguien: la ley, un cliente o un banco.
Lo que no cumple ninguna es una apuesta sobre el futuro. Se puede apostar, pero sabiendo que es una apuesta.
La segunda regla es más incómoda: lo que cuesta una herramienta es mucho más que su precio. Súmale las horas de montarla, las de mantenerla y lo que te costará sacar tus datos el día que quieras irte. Una herramienta de 29 € al mes que tardas dos días en configurar ha costado bastante más de 29 € el primer mes.
Las nueve herramientas que sí
1. Un repositorio y su integración continua
No es opcional ni hay mucho que decidir. GitHub o GitLab, el que ya sepas usar, con las acciones de integración incluidas en el plan gratuito.
Lo que cuesta: nada al principio. Los planes gratuitos cubren de sobra a un equipo de una a cinco personas.
El error habitual: montar un sistema de despliegue elaborado antes de tener clientes. Un despliegue que funciona con un comando y tarda cuatro minutos basta durante mucho más tiempo del que parece.
2. Un proveedor de infraestructura
AWS, Google Cloud, Hetzner, Railway, Fly. La elección importa menos de lo que se discute. Lo que importa es no montar algo que solo sepa mantener quien lo montó.
Lo que cuesta: entre 20 y 200 € al mes el primer año, según si necesitas una base de datos gestionada.
El error habitual: los créditos. Casi todos los programas para startups regalan entre 5.000 y 100.000 € en créditos, y eso empuja a construir sobre servicios propietarios que salen carísimos cuando el crédito se acaba. El regalo existe, pero la factura posterior también.
3. Cobros
Casi siempre, Stripe. En Europa, con la fiscalidad de un SaaS que vende a varios países, hay pocas alternativas serias si no quieres montar tú una capa propia.
Lo que cuesta: una comisión por transacción. No hay cuota fija, así que no pagas nada hasta que hay ingresos, que es justo como debe ser.
Lo que se subestima: el estado de la suscripción tiene que vivir en un solo sitio. En cuanto tu producto guarda su propia copia de «este cliente está al día» y alguien puede editarla a mano, empiezan las incidencias raras que nadie sabe reproducir.
4. Correo transaccional
Son los correos que envía el producto: verificación, recuperar la contraseña, avisos. Resend, Postmark, SES.
Lo que cuesta: de 0 a 20 € al mes con el volumen de un primer año.
El error habitual: enviarlos desde el mismo dominio y con la misma reputación que los correos comerciales. Una campaña marcada como spam se lleva por delante los correos de recuperar la contraseña, y eso es un incidente de producto.
5. Analítica de producto
Sirve para saber qué hace la gente dentro del producto. PostHog, Amplitude, Mixpanel o, si tienes poco volumen, consultas contra tu propia base de datos.
Lo que cuesta: los planes gratuitos aguantan bastante. PostHog alojado por ellos tiene un tramo gratuito generoso.
Lo que hace falta: tres eventos bien elegidos en lugar de cincuenta mal puestos. El evento que marca el primer resultado de un cliente vale más que todos los demás juntos, porque es el que predice si va a renovar.
6. Un sitio donde hablar con los clientes
Aquí hablamos de lo nuestro, así que júzgalo tú. Lo que necesitas el primer año es que las conversaciones no vivan en la bandeja personal de nadie. Con eso basta.
Una bandeja compartida con estado y responsable cubre el 90 % de lo necesario hasta que el equipo llega a tres personas. Un alias de correo no sirve: reparte copias, pero nadie se hace responsable, y la primera semana ya hay una consulta sin contestar porque cada uno creía que la llevaba el otro.
Lo que cuesta: de 0 a 60 € al mes. Un helpdesk pensado para un SaaS pequeño, con agente de IA incluido, está en ese rango. Evita la plataforma que cobra por usuario y que con tres personas ya cuesta más que la infraestructura.
Cuándo hace falta algo más: cuando la mitad de las respuestas necesitan datos que están en otra pantalla, o cuando las mismas cinco preguntas ocupan la mitad de la bandeja. Entonces el problema deja de ser de organización y pasa a ser de tiempo, y es el momento de un agente que conteste lo que se repite.
7. Documentación pública
Un centro de ayuda que Google pueda indexar. No hace falta una herramienta cara: veinte artículos bien escritos en cualquier sitio público valen más que doscientos en una plataforma con buscador propio.
Lo que cuesta: de 0 a 40 € al mes, y muchas veces viene incluido en el punto anterior.
Por qué entra en la lista del primer año: es lo único del soporte que trabaja mientras duermes, es contenido que aparece en los buscadores (parte del tráfico de búsqueda de cualquier SaaS acaba en sus artículos de ayuda) y es lo que alimentará al agente de IA el día que lo actives. Cómo escribirlo está en un centro de ayuda que se lee.
8. Gestor de contraseñas para el equipo
1Password o Bitwarden. Es aburrido y no es opcional.
Lo que cuesta: entre 3 y 8 € por persona y mes.
Por qué no te lo puedes saltar: la alternativa es un documento compartido, que es lo primero que pide una auditoría y lo primero que se filtra. Con dos personas ya compensa.
9. Contabilidad
Un gestor o un software, según el país y el volumen. En España, con la facturación electrónica y las obligaciones que van entrando en vigor, no es terreno para improvisar.
Lo que cuesta: entre 60 y 250 € al mes.
Lo que se subestima: el tiempo. Llevar las facturas a mano son entre tres y seis horas al mes que se van sin que nadie las apunte.
Cuánto cuesta el stack completo
Sumando las nueve con los rangos de arriba, para un equipo de dos o tres personas:
| Herramienta | Mínimo al mes | Máximo al mes |
|---|---|---|
| Repositorio e integración continua | 0 € | 0 € |
| Infraestructura | 20 € | 200 € |
| Cobros | comisión | comisión |
| Correo transaccional | 0 € | 20 € |
| Analítica de producto | 0 € | 0 € |
| Soporte (bandeja compartida) | 0 € | 60 € |
| Documentación pública | 0 € | 40 € |
| Contraseñas (3 personas) | 9 € | 24 € |
| Contabilidad | 60 € | 250 € |
| Total | ~90 € | ~600 € |
Saltan a la vista dos cosas. La infraestructura y la gestoría se llevan tres cuartas partes de la factura, y son las dos que menos se pueden recortar. Todo lo demás cabe en menos de 150 € al mes, menos de lo que cuesta un solo usuario en algunas de las herramientas que aparecen en las listas «para startups».
Las tres que no hacen falta todavía
Un CRM
Con menos de cincuenta clientes, una hoja de cálculo con nombre, contacto, fecha de alta y estado hace el mismo trabajo, se consulta más rápido y no hay que configurarla.
El CRM empieza a compensar cuando dos personas necesitan ver el mismo estado de la misma oportunidad y una de ellas no estaba en la llamada. Antes, es un sitio donde se meten datos que solo lee quien los mete.
Una herramienta de automatización de marketing
Secuencias, puntuación de contactos, flujos con ramas. Todo eso resuelve un problema de volumen que todavía no tienes.
Lo que sí sirve el primer año es escribir a mano a la gente que se registra. No se puede hacer con miles de registros, pero con pocos es la mejor forma de saber por qué la gente entra y por qué se va.
Una plataforma de gestión de proyectos
Con tres personas, una lista compartida y una conversación al día cubren toda la coordinación. Un tablero con columnas, etiquetas, estimaciones y sprints es proceso para un problema que aparece a partir de ocho o diez personas.
La señal de que hace falta: alguien ha hecho algo que ya había hecho otro.
Cuándo cambia la lista
La lista de arriba caduca. Estas son las señales:
| Señal | Qué añadir |
|---|---|
| Dos personas gestionan la misma oportunidad sin verse | El CRM |
| Escribes el mismo correo de bienvenida a mano más de veinte veces a la semana | Una secuencia automática, una sola |
| Alguien repite trabajo que otro ya había hecho | Gestión de proyectos, la más sencilla que exista |
| La mitad de los tickets son las mismas cinco preguntas | Un agente de IA sobre la documentación |
| Un cliente pide un SLA por contrato | Un helpdesk que mida plazos, y saber qué firmar |
Ninguna de las cinco es una fecha ni un número de clientes. Son síntomas, y cuando aparecen no hay mucho que pensar.
La pregunta antes de firmar
Solo una, y sirve para las nueve y para las tres:
¿Qué tarea concreta que hago esta semana desaparece si contrato esto?
Si la respuesta tarda en llegar, o es «tendríamos las cosas más organizadas», la herramienta añade trabajo en lugar de quitarlo. En el primer año de un SaaS lo que más escasea es la atención de las dos o tres personas que lo están construyendo, más incluso que el dinero.
Hay algo que sí conviene revisar desde el primer día en todo lo que contrates: cómo se sacan los datos. Aunque no pienses irte, saberlo cambia lo que estás dispuesto a meter dentro.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debería gastar un SaaS en herramientas el primer año?
Entre 100 y 600 € al mes, la mayor parte en infraestructura y gestoría. Si el resto de herramientas suma más que esas dos, seguramente has contratado algo para un problema que todavía no existe.
¿Necesito un helpdesk desde el primer día?
Necesitas que las conversaciones no vivan en la bandeja personal de nadie. Eso lo resuelve una bandeja compartida con estado y responsable, que puede ser un helpdesk sencillo o algo aún más simple; un alias de correo no sirve. Lo que sí conviene tener desde el primer día es la documentación pública.
¿Qué herramientas son gratis del todo?
El repositorio, la integración continua y la analítica de producto tienen tramos gratuitos que cubren de sobra el primer año. Los cobros no tienen cuota fija. La infraestructura y la contabilidad no son gratis, y no conviene hacer como si lo fueran.
¿Cuándo hace falta un CRM?
Cuando dos personas necesitan ver el mismo estado de la misma oportunidad y una de ellas no estaba en la llamada. Con menos de cincuenta clientes y una sola persona vendiendo, una hoja de cálculo hace el mismo trabajo.
¿Los créditos de AWS o Google Cloud son una trampa?
Los créditos ahorran dinero, pero empujan a construir sobre servicios propietarios que salen caros cuando se acaban. Úsalos para lo que podrías cambiar de proveedor sin dolor: cómputo, almacenamiento o una base de datos gestionada estándar. Evita lo que solo existe en esa nube.
¿Y un agente de IA para soporte, va en el primer año?
Cuando las mismas preguntas ocupan la mitad de la bandeja y hay documentación para responderlas. Antes no hay volumen que automatizar. Cuando llegue el momento, el coste está en el rango del punto 6: lo que cuesta un chatbot de atención al cliente explica las cifras.
Para seguir
- Cuándo contratar tu primera persona de soporte
- Los primeros 90 días de soporte en un SaaS, lo que hay que tener montado y en qué orden
- Qué helpdesk elegir para un SaaS, cuando el punto 6 se queda corto
- Soporte para startups, cómo lo plantea Intake
