Cada lista de «las mejores herramientas para tu startup» tiene el mismo problema: está escrita desde la empresa que ya facturó su primer millón. Recomienda un CRM con automatismos a alguien que tiene once clientes y una hoja de cálculo que le funciona perfectamente.
Esto va del primer año de verdad. El de antes de contratar al primero, cuando cada suscripción sale de la misma caja que las nóminas y cada herramienta nueva es una tarde que no dedicas a producto.
La regla antes de la lista
Una herramienta merece la pena cuando cumple una de estas tres:
- Sustituye trabajo que ya estás haciendo a mano y que se repite cada semana.
- Hace algo que sin ella no puedes hacer, no algo que puedes hacer peor.
- Es un requisito de alguien: la ley, un cliente, un banco.
Lo que no cumple ninguna es una apuesta sobre el futuro. Las apuestas se pueden hacer, pero conviene saber que lo son.
La segunda regla es más incómoda: el coste de una herramienta no es su precio. Es su precio más las horas de montarla, más las de mantenerla, más el coste de sacar tus datos de ahí el día que quieras irte. Una herramienta de 29 € al mes que te lleva dos días configurar ha costado, el primer mes, bastante más de 29 €.
Las nueve
1. Un repositorio y su integración continua
No es opcional y no es una decisión. GitHub o GitLab, el que ya sepas usar, con las acciones de integración incluidas en el plan gratuito.
Lo que cuesta: nada al principio. Los planes gratuitos cubren de sobra a un equipo de una a cinco personas.
El error habitual: montar un sistema de despliegue elaborado antes de tener a quién desplegar. Un despliegue que funciona con un comando y tarda cuatro minutos es suficiente durante mucho más tiempo del que parece.
2. Un proveedor de infraestructura
AWS, Google Cloud, Hetzner, Railway, Fly. La elección importa menos de lo que se discute; lo que importa es no montar algo que solo sepa mantener quien lo montó.
Lo que cuesta: entre 20 y 200 € al mes en el primer año, según si necesitas una base de datos gestionada.
El error habitual: los créditos. Casi todos los programas para startups regalan entre 5.000 y 100.000 € en créditos, y eso empuja a construir sobre servicios propietarios que salen carísimos cuando el crédito se agota. El crédito es real; la factura de después, también.
3. Cobros
Stripe, o Stripe. En Europa, con la fiscalidad de un SaaS que vende a varios países, no hay muchas alternativas serias sin montar una capa propia que no quieres montar.
Lo que cuesta: una comisión por transacción. No hay cuota fija, así que no aparece hasta que hay ingresos, que es exactamente como debe ser.
Lo que se subestima: el estado de la suscripción tiene que ser una sola fuente de verdad. En cuanto tu producto guarda su propia copia de «este cliente está al día» y alguien la puede editar a mano, empiezan las incidencias raras que nadie sabe reproducir.
4. Correo transaccional
Los correos que manda el producto: verificación, recuperar contraseña, avisos. Resend, Postmark, SES.
Lo que cuesta: de 0 a 20 € al mes con el volumen de un primer año.
El error habitual: mandarlos desde el mismo dominio y con la misma reputación que los correos comerciales. Una campaña que acabe marcada como spam se lleva por delante los correos de recuperar contraseña, y eso es un incidente de producto.
5. Analítica de producto
Saber qué hace la gente dentro. PostHog, Amplitude, Mixpanel; o, si tienes poco volumen, consultas contra tu propia base de datos.
Lo que cuesta: los planes gratuitos aguantan bastante. PostHog alojado por ellos tiene un tramo gratuito generoso.
Lo que de verdad hace falta: tres eventos bien elegidos y no cincuenta mal puestos. El evento que marca el primer resultado de un cliente vale más que todo el resto junto, porque es el que predice si va a renovar.
6. Un sitio donde hablar con los clientes
Aquí es donde escribo desde dentro, así que conviene que lo digas tú: lo que necesitas el primer año es que las conversaciones no vivan en la bandeja personal de nadie. Ni más ni menos.
Una bandeja compartida con estado y responsable cubre el 90 % de lo que hace falta hasta que sois tres. Lo que no funciona es el alias de correo: reparte copias, no responsabilidad, y la primera semana ya hay una consulta que no ha contestado nadie porque cada uno creía que la llevaba el otro.
Lo que cuesta: de 0 a 50 € al mes.
Cuándo hace falta algo más: cuando la mitad de las respuestas necesitan datos que están en otra pantalla. Ahí el cuello de botella deja de ser la organización.
7. Documentación pública
Un centro de ayuda indexable. No hace falta una herramienta cara: veinte artículos bien escritos en cualquier sitio público valen más que doscientos en una plataforma con buscador propio.
Lo que cuesta: de 0 a 40 € al mes.
Por qué va en la lista del primer año: porque es lo único del soporte que trabaja mientras duermes, y porque es contenido que se indexa. Una parte del tráfico de búsqueda de cualquier SaaS acaba llegando a sus artículos de ayuda.
8. Gestión de contraseñas del equipo
1Password, Bitwarden. Aburrido y no opcional.
Lo que cuesta: entre 3 y 8 € por persona y mes.
Por qué no se puede saltar: porque la alternativa es un documento compartido, y ese documento es lo primero que pide una auditoría y lo primero que se filtra. Con dos personas ya compensa.
9. Contabilidad
Un gestor o un software, según el país y el volumen. En España, con facturación electrónica y las obligaciones que van entrando en vigor, no es terreno para improvisar.
Lo que cuesta: entre 60 y 250 € al mes.
Lo que se subestima: el tiempo. Llevar las facturas a mano son entre tres y seis horas al mes que se van sin que nadie las apunte en ningún sitio.
Las tres que no hacen falta todavía
Un CRM
Con menos de cincuenta clientes, una hoja de cálculo con nombre, contacto, fecha de alta y estado hace exactamente el mismo trabajo, se consulta más rápido y no hay que configurarla.
El CRM empieza a valer cuando dos personas necesitan ver el mismo estado de la misma oportunidad y una de ellas no estaba en la llamada. Antes de eso es un sitio donde meter datos que solo lee quien los mete.
Una herramienta de automatización de marketing
Secuencias, puntuación de contactos, flujos con ramas. Todo eso resuelve un problema de volumen que no tienes.
Lo que sí sirve el primer año: escribir correos a mano a la gente que se registra. No escala, y por eso funciona: es la única forma de enterarte de por qué la gente entra y por qué se va.
Una plataforma de gestión de proyectos
Con tres personas, una lista compartida y una conversación al día cubren la coordinación entera. Un tablero con columnas, etiquetas, estimaciones y sprints es proceso para un problema que aparece a partir de ocho o diez personas.
La señal de que hace falta no es «vamos desordenados», es «alguien ha hecho algo que ya había hecho otro».
La pregunta antes de firmar
Una sola, y sirve para las nueve y para las tres:
¿Qué tarea concreta que hago esta semana desaparece si contrato esto?
Si la respuesta tarda en llegar, o si es «tendríamos las cosas más organizadas», la herramienta no sustituye trabajo: lo añade. Y en el primer año de un SaaS el recurso escaso no es el dinero, es la atención de las dos o tres personas que lo están construyendo.
Lo que sí conviene mirar de todo lo que contrates, desde el primer día, es cómo se sacan los datos. No porque vayas a irte, sino porque saberlo cambia lo que estás dispuesto a meter dentro.
